Кога да преминете от настолен CRM софтуер към облачен

Въведение

Много компании започват с настолен CRM, защото е познат, лесен за разбиране и създава усещане за контрол. Инсталиран е на компютъра, изглежда подреден и в началото върши работа. Затова и толкова много малки бизнеси разчитат на него в първите си години.

Но когато бизнесът започне да расте, екипът се разширява, клиентите стават повече, а процесите по-сложни, системата, която доскоро е била напълно достатъчна, започва да изостава.

Пролетта често е моментът, в който си поставяме нови цели, стартираме кампании и преразглеждаме начина, по който работим. Точно тогава най-логично идва и въпросът: този CRM още ли ни върши работа? Ако усещането е, че системата по-скоро ви бави, отколкото ви помага, вероятно е време да помислите за следваща стъпка. А за много екипи тя е cloud CRM.

Кога настолният CRM започва да ви забавя

Настолният CRM има ограничения, които стават все по-видими с растежа на бизнеса. Един от най-честите проблеми са ръчните обновления. Локалният софтуер не се актуализира сам, затова обновленията често се отлагат до момента, в който нещо се счупи, забави или спре да работи както трябва. А това обикновено струва време, което никой няма.

Другият голям проблем е достъпът в реално време. Ако екипът ви работи от различни места или просто е в движение през деня, не всеки вижда най-актуалната информация, когато му трябва. А една пропусната актуализация е напълно достатъчна, за да се стигне до повторно обаждане, закъснял follow-up или объркване в комуникацията.

Към това идва и класическият проблем с версиите. Всеки пази свои бележки, свои файлове, своя версия на контактите. Така се натрупват дублирания, грешки и излишна работа. Имейлите и споделените папки могат да помагат до определен момент, но не и когато темпото се вдигне.

• ръчните обновления често водят до прекъсвания и проблеми
• екипите не виждат промените веднага, особено при дистанционна работа
• всеки пази „своя версия“ и това води до объркване
• cloud CRM на Composity премахва ръчните обновления и синхронизира автоматично клиентската информация между всички устройства

Какво се променя, когато бизнесът расте

С растежа се променя не само обемът работа, а и начинът, по който тя се случва. Това, което преди е минавало през един-двама души, вече включва петима, десетима или повече. И в този момент дългите имейл нишки и записки по тефтери спират да вършат работа. Нужна е обща система, в която всички виждат едно и също.

Друг слаб момент при настолните CRM системи е мобилният достъп. Повечето от тях не са създадени за работа от телефон или таблет. Това прави живота труден за търговци, support екипи и хора, които не са постоянно на бюро. А когато трябва да чакат да се върнат в офиса, за да видят или въведат нещо, всичко се забавя.

С времето започва да тежи и самото прехвърляне на информация. Бележки от едно място в друго, PDF-и по имейл, проверка в няколко различни системи, за да се сглоби историята на един клиент. Това не е просто неудобно. Това директно пречи на работата.

• повече хора означава повече точки на комуникация
• настолните CRM системи рядко са удобни за мобилна работа
• с растежа времето за търсене и прехвърляне на данни става все по-голям проблем
• Composity CRM е създаден за мобилна работа, екипно сътрудничество и бърз достъп отвсякъде

Ясни сигнали, че е време за cloud CRM

Понякога сигналите са очевидни. Ако прекарвате повече време да оправяте CRM-а, отколкото да го използвате, това вече е проблем. Или ако екипът ви започва да използва външни инструменти за напомняния, follow-up бележки и проследяване, защото основната система е твърде тромава.

Слушайте какво казва екипът. Когато започнете да чувате неща като „Не може ли нещо по-лесно?“ или „Защо това не е записано в профила?“, това е ясен знак, че системата вече не подкрепя реалната работа.

И ако вече сте пробвали да я „оправите“ – чистили сте полета, местили сте категории, обновявали сте шаблони – но тя продължава да ви тежи, проблемът вероятно не е в настройката. Просто вече сте надраснали този тип система.

• поддръжката и поправките започват да струват повече от ползата
• екипът търси по-бърз начин да комуникира и следи информация
• дори „подреден“, старият CRM пак остава бавен и неудобен

Какво се променя в ежедневната работа с cloud CRM

Преминаването към cloud CRM не е просто смяна на мястото, където стои софтуерът. То променя начина, по който работи екипът.

Когато информацията се обновява в реално време, всички гледат едни и същи данни – без значение къде се намират. Това намалява дублираните съобщения, забавените реакции и недоразуменията.

За екипи, които са в движение, работят дистанционно или между различни локации, това е огромна разлика. Бележки, клиентска история, нови лийдове – всичко е достъпно веднага, без чакане и без излишни стъпки.

Задачи, които преди са изисквали няколко действия – напомняне, follow-up, възлагане на задача – вече се случват с едно кликване. Без допълнителни имейли. Без чакане. Без излишно прехвърляне.

• актуализациите в реално време държат целия екип синхронизиран
• мобилните и дистанционни екипи работят без излишни пречки
• ежедневните задачи стават по-бързи и по-малко ръчни

По-добра основа за натоварените сезони

Пролетта често носи нови цели, повече активност и повече работа. За много бизнеси това е период на нови кампании, засилен трафик и разширяване на екипа. В такъв момент последното, което ви трябва, е система, която ви бави.

Когато CRM се обновява веднага, рискът от пропуснати follow-up-и намалява. Всеки знае какво се случва, кой клиент на какъв етап е и кое изисква внимание.

Ако наемате нови хора или сезонен персонал, onboarding-ът също става много по-лесен. Cloud CRM системите обикновено са по-интуитивни, по-подредени и много по-лесни за усвояване. Така новите хора влизат по-бързо в ритъм и започват да работят уверено.

• пролетта често носи повече активност и нови цели
• системите в реално време намаляват риска от пропуски
• по-ясните и споделени инструменти помагат на новите хора да започнат по-бързо

Точният момент за промяна има значение

Това, което е работило в началото, не винаги е правилното решение днес. Настолният CRM може да е бил напълно достатъчен, когато бизнесът е бил по-малък и по-спокоен. Но нуждите се променят, както и темпото.

Ако усещате, че системата, на която разчитате, вече ви бави повече, отколкото ви помага, това е най-добрият момент да разгледате алтернативите. Преминаването към cloud CRM може да ви даде по-силен старт за следващия сезон – с по-добра свързаност, повече гъвкавост и система, която реално работи с екипа ви, а не срещу него.

Когато дойде моментът да улесните начина, по който екипът ви работи с клиенти, по-гъвкавият подход прави огромна разлика. По-бърза работа, по-малко прекъсвания и по-плавни процеси започват с правилната система. В Composity създаваме инструменти, които правят предаването на информация по-лесно, обновленията по-бързи и ежедневната работа по-подредена. Ако искате управлението на клиентите да стане по-лесно още сега, свържете се с нас.